Contabilidad y sistemas de información La gestión de costos como factor clave

Chapters

• Introducción

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  Las pequeñas y medianas empresas (pymes) representan un componente vital del tejido empresarial en América latina. De acuerdo con Ramírez y Vanegas (2008), estas unidades productivas conforman el 98,8 % del total de empresas en Colombia, generan aproximadamente el 62 % del empleo nacional y aportan un 37 % del producto interno bruto (PIB). Sin embargo, su protagonismo económico contrasta con debilidades estructurales en materia de organización, gestión contable, uso de tecnologías y sostenibilidad financiera. Estas debilidades se intensifican al analizar las condiciones particulares de las mipymes informales, que operan sin un marco legal ni sistemas de información contable adecuados (Longenecker et al., 2012). El avance tecnológico y las exigencias de una economía globalizada imponen nuevos retos a estas organizaciones. El acceso a sistemas de información contable eficientes y la adopción de modelos de gestión de costos contemporáneos se han convertido en condiciones necesarias para la supervivencia y competitividad de las pymes. No obstante, muchas continúan operando bajo esquemas tradicionales que limitan la transparencia, el control y la toma de decisiones basadas en datos (Charlita, 2012; Hansen y Mowen, 2007).

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• Fundamentos teóricos de la gestión de costos y los sistemas de información

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  La contabilidad de costos ha evolucionado desde enfoques centrados exclusivamente en la determinación del costo de los productos hasta convertirse en una herramienta de gestión estratégica. Tradicionalmente, los sistemas de costos buscaban medir los insumos consumidos en la producción para valorar inventarios y calcular resultados financieros. Sin embargo, las demandas del entorno empresarial moderno han ampliado su finalidad, incorporando el apoyo a la toma de decisiones gerenciales, la planificación de recursos y la mejora continua (Horngren et al., 2015). Los sistemas modernos de costeo no solo calculan costos, sino que también proporcionan información sobre la rentabilidad por producto, cliente o canal de distribución, lo que permite a la gerencia identificar oportunidades de ahorro y reasignación de recursos. Este cambio de enfoque resulta especialmente relevante en las pymes, donde la eficiencia en la asignación de recursos puede significar la diferencia entre la sostenibilidad y el fracaso empresarial (Garrison et al., 2007). En las últimas décadas, el desarrollo tecnológico ha transformado radicalmente la manera en que las organizaciones gestionan sus costos. La evolución de la contabilidad de costos se ha vinculado estrechamente con la implementación de tecnologías como los sistemas ERP, las plataformas de inteligencia de negocios (BI) y, más recientemente, la inteligencia artificial aplicada a la contabilidad gerencial. La figura 1 ilustra esta progresión tecnológica y su impacto sobre los sistemas de costeo en el ámbito organizacional.

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• Diagnóstico de la gestión de costos y los sistemas de información en las pymes

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  A nivel nacional, las mipymes constituyen el 99,5 % de las unidades productivas registradas en Colombia, siendo las microempresas el grupo predominante (92 %), según datos de BBVA Research (2024). Este ecosistema empresarial se caracteriza por su heterogeneidad, alta tasa de informalidad, escasa inversión tecnológica y dificultades persistentes en la sistematización contable. De acuerdo con el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) (2025), aunque el número de micronegocios creció un 8,3 % en el primer trimestre del año, sus ingresos disminuyeron un 8,5 %, lo que evidencia una vulnerabilidad estructural.

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• Diagnóstico de la gestión de costos y los sistemas de información en las pymes

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  A nivel nacional, las mipymes constituyen el 99,5 % de las unidades productivas registradas en Colombia, siendo las microempresas el grupo predominante (92 %), según datos de BBVA Research (2024). Este ecosistema empresarial se caracteriza por su heterogeneidad, alta tasa de informalidad, escasa inversión tecnológica y dificultades persistentes en la sistematización contable. De acuerdo con el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) (2025), aunque el número de micronegocios creció un 8,3 % en el primer trimestre del año, sus ingresos disminuyeron un 8,5 %, lo que evidencia una vulnerabilidad estructural.

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• Propuesta de modelo teórico-metodológico

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  La formulación de un modelo teórico-metodológico para integrar la gestión de costos y los sistemas de información en las pymes parte de la necesidad de articular dos dimensiones fundamentales: el conocimiento preciso de los costos y la disponibilidad de información contable relevante y oportuna. El modelo propuesto se sustenta en una perspectiva sistémica, en la cual la contabilidad no solo cumple funciones de registro y control, sino que también se convierte en una herramienta de análisis, diagnóstico y planificación estratégica. Este enfoque reconoce la diversidad estructural de las pymes, especialmente en contextos con altos niveles de informalidad, y propone un esquema flexible y escalable que pueda adaptarse a distintas realidades organizacionales, sin perder rigurosidad técnica ni pertinencia práctica. Con base en los hallazgos del diagnóstico y en los referentes conceptuales expuestos, se plantea un modelo teórico-metodológico integrador que articula la gestión de costos y los sistemas de información contable como eje estratégico para la toma de decisiones en las pymes. La figura 6 presenta de forma esquemática los componentes esenciales del modelo, su lógica cíclica y los elementos clave para su implementación progresiva.

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• Conclusiones, implicaciones y proyecciones

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  El análisis integral de la gestión de costos y de los sistemas de información en las pymes ha permitido evidenciar su papel estratégico en la eficiencia operativa, la formalización empresarial y la sostenibilidad financiera. A lo largo de esta obra se ha demostrado que, aunque existen limitaciones estructurales, técnicas y culturales, también hay un amplio margen de mejora y transformación si se abordan de forma integrada y progresiva. La gestión de costos, más allá de su función tradicional de cálculo, se consolida como un instrumento clave para la toma de decisiones. Diversos autores han señalado que la contabilidad de costos no solo debe responder a fines de control financiero, sino también actuar como un componente activo del proceso gerencial y estratégico (Horngren et al., 2015). Esto adquiere especial relevancia en las pymes, donde la eficiencia en el uso de los recursos puede determinar la viabilidad de los negocios. Por su parte, los sistemas de información contable deben entenderse como infraestructuras tecnológicas y cognitivas que permiten capturar, procesar y analizar datos relevantes para la gestión empresarial. Su integración con la contabilidad de costos facilita el diseño de modelos más dinámicos y adaptables, alineados con la lógica del aprendizaje organizacional y la mejora continua (Greenwood, 1997). De esta manera, la articulación entre gestión de costos e información contable fortalece la transparencia, mejora los procesos internos y contribuye a una cultura organizacional orientada a la toma de decisiones basada en evidencia. Esta sinergia puede ser particularmente transformadora en contextos con alta informalidad, donde el desarrollo de capacidades contables constituye un paso esencial hacia la sostenibilidad y el crecimiento.

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• Herramientas digitales para la sistematización 6 contable en pym

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  La automatización de tareas, el acceso a plataformas en la nube y la integración de los sistemas contables con otras áreas funcionales han permitido alcanzar una mayor eficiencia, trazabilidad y capacidad de análisis para la toma de decisiones.
  Esto ha sido ampliamente documentado por autores como Bhimani y Willcocks (2014), quienes advierten que la digitalización contable solo genera valor cuando se integra con la lógica de gestión estratégica y con procesos de aprendizaje organizacional.

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• Alfabetización contable y formación para la toma de decisiones

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  Comprender los principios básicos de la contabilidad se ha convertido en un factor decisivo para la sostenibilidad de las mipymes, más allá de su aplicación técnica en los registros financieros. Tal como señalan Hernández-Mejía y Moreno-García (2023), la alfabetización financiera y contable dota a los pequeños empresarios de herramientas para interpretar su realidad económica, anticipar riesgos y tomar decisiones más acertadas. Desde esta perspectiva, la contabilidad debe asumirse como un lenguaje organizacional que conecta la operatividad con la estrategia, y no como un simple requisito administrativo. En paralelo, McMahon (2001) advierte que la falta de capacidades contables en las pequeñas empresas limita su margen de planificación y dificulta su acceso a fuentes de financiamiento, lo que perpetúa condiciones de informalidad y gestión deficiente. Superar estas barreras requiere promover una cultura contable que permita tomar decisiones con autonomía, gestionar con transparencia y asegurar la sostenibilidad de los negocios. Según Lusardi y Mitchell (2014), una alfabetización financiera sólida es clave para elevar la calidad de las decisiones económicas tanto a nivel individual como organizacional. En el ámbito de las mipymes, el desconocimiento de conceptos contables básicos puede traducirse en errores que comprometen la estabilidad del negocio, como una mala gestión del flujo de caja, el desconocimiento de los costos reales o la subestimación de las obligaciones fiscales. Por su parte, Meyer y Peng (2005) han demostrado que, en contextos emergentes como los latinoamericanos, la debilidad de las instituciones formales suele ir acompañada de déficits en formación contable y gerencial. Esta combinación reduce las oportunidades de consolidación empresarial, incluso cuando existen condiciones favorables en términos de actitud emprendedora.

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• Lineamientos estratégicos para políticas públicas y fortalecimiento del ecosistema de apoyo a las mipymes

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  Este capítulo reúne una serie de ideas clave para crear e implementar políticas que realmente funcionen y para fortalecer el sistema que apoya a las mipymes en América latina. Después de analizar la situación actual en capítulos anteriores y de examinar el avance de la educación contable y la digitalización, resulta evidente la necesidad de una intervención bien coordinada, que involucre a múltiples sectores y se adapte a cada territorio. Aunque las instituciones educativas y los programas de formación son fundamentales, el crecimiento sostenible de las mipymes exige la participación de otros actores relevantes, como agencias de desarrollo, entidades financieras, cámaras de comercio, plataformas tecnológicas y redes de mentoría, entre otros. Por ello, este capítulo ofrece una guía práctica y con fundamentos sólidos para fomentar una cultura contable robusta, impulsar la innovación y promover que más empresas operen dentro de la formalidad.

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• Apéndice A Ficha metodológica de elaboración del modelo propuesto

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  La presente obra se enmarca en un estudio de tipo cualitativo y exploratorio, con una orientación documental–analítica que busca construir un modelo teórico-metodológico aplicable al contexto de las pymes latinoamericanas, a partir de fuentes académicas, normativas, institucionales y empíricas. El diseño metodológico adoptado es de tipo constructivista, en tanto prioriza la sistematización crítica del conocimiento existente, el análisis contextualizado y la formulación inductiva de propuestas estructuradas. Este enfoque responde a la necesidad de construir herramientas adaptativas que no deriven de marcos universales homogéneos, sino de la interpretación crítica de múltiples referentes en interacción con realidades organizacionales diversas. El modelo propuesto, por tanto, no es prescriptivo ni cerrado, sino un instrumento conceptual flexible, susceptible de ser ajustado según el nivel de madurez contable, el grado de formalización y los recursos disponibles de cada empresa.

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• Apéndice B Glosario técnico contable y de sistemas de información aplicables a pymes

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  Este glosario reúne conceptos clave abordados a lo largo del libro, con el propósito de facilitar la comprensión de los términos técnicos y fortalecer el aprendizaje autónomo de los lectores. Cada entrada se ha definido en un lenguaje accesible, sin perder el rigor conceptual, y priorizando su aplicabilidad en el contexto de las mipymes latinoamericanas.

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• Apéndice C Anexos prácticos para la sistematización contable en pymes

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  Con el objetivo de facilitar la apropiación del modelo teóricometodológico propuesto, este apéndice presenta una serie de recursos prácticos que pueden ser adaptados por equipos contables, asesores y
  formadores para guiar procesos de mejora en la gestión de costos y en la implementación de sistemas de información contable en pequeñas y medianas empresas. Los formatos y plantillas están diseñados para ser flexibles, adaptables y progresivos, según el nivel de madurez organizacional de cada empresa.

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• Apéndice D Niveles de competencias contables y digitales en mipymes

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  Este anexo complementa los aportes del capítulo 7, brindando una clasificación detallada de los niveles de competencia contable y digital que pueden observarse en las mipymes latinoamericanas. Esta clasificación permite orientar procesos de formación diferenciados y estrategias de intervención adaptadas a las trayectorias de aprendizaje de los usuarios. La tabla que se presenta a continuación distingue tres niveles (básico, intermedio y avanzado), alineados con perfiles funcionales dentro de las pequeñas empresas: emprendedores informales, microempresarios formalizados y gestores administrativos con proyección de escalamiento.

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